Lorsque vous écrivez un courrier, que ce soit pour un type de courrier différent (courrier juridique, courrier administratif,…), vous devez employer un ton différent.
À quoi sert un courrier de réclamation ?
Un courrier de réclamation est un courrier qui n’est pas régit par la loi française mais qui va seulement demander d’avoir un caractère solennel.
Une réclamation par exemple ne peut se faire par téléphone car celle-ci n’a aucune valeur juridique même si la conversation serait enregistrée.
C’est pour cela quand lorsque l’on doit envoyer un courrier de réclamation, l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception est la meilleure méthode à adopter.
Pour cela, vous avez deux options : soit vous pouvez vous rendre en bureau de Poste afin d’envoyer votre courrier recommandé, soit en passant par CourrierEnLigne.fr qui vous permet d’envoyer votre courrier recommandé en ligne sans avoir à vous déplacer.
Ce courrier est définie, dans la plupart des cas, par rapport à votre destinataire et est souvent adressé dans le cadre d’un litige avec un professionnel. L’objectif donc de ce courrier de réclamation est donc dans un premier temps de trouver une solution au litige entre les deux parties en fonction de la situation.
Le courrier de réclamation n’a pas pour but de réclamer de l’argent en plus de l’éventuel litige même si dans certains cas, les dommages et intérêts vont constituer un cas de préjudice réel.
Dans quelle situation écrire un courrier de réclamation ?
Le courrier de réclamation va concerner toutes les situations où vous avez été désavantagé par rapport à la partie adverse dans le cadre d’un contrat (achat d’un produit, achat d’un service,…).
Dès lors que vous vous sentez en situation d’avoir été lésé et que la partie adverse doit vous rendre des comptes, vous devez envoyer un courrier de réclamation au plus vite afin de demander réparation par rapport au préjudice subit.
Quel est le format d’un courrier de réclamation ?
Afin que votre courrier de réclamation soit le plus efficace possible, vous devez respecter certaines normes d’écriture de base et quelques conseils de contestation écrite.
Tout d’abord, en ce qui concerne le format de votre courrier, le courrier de réclamation doit prendre le format A4, en ayant si possible qu’une seule page (si votre réclamation ne tient pas en une seule page, cela n’est pas grave), vous devez l’écrire via l’ordinateur (évitez l’écriture manuscrite pour plus de lisibilité) et joignez vos justificatifs liées à votre réclamation le tout dans une enveloppe A5 ou A4 en fonction du nombre de pièces justificatives.
Présentation générale du courrier
La présentation générale de votre courrier de réclamation ne diffère pas d’un courrier recommandé classique. Pour être le plus clair possible, vous devez ajouter les éléments tels que :
- Vos coordonnées doivent se situer en haut à gauche du courrier
- Sur la droite, vous devez ajouter les coordonnées de la partie adverse
- En dessous et sur la gauche, vous devez ajouter l’objet de votre courrier
- Sur la droite, vous devez ajouter le lieu et la date à laquelle votre courrier a été écrit
Corps de votre courrier
En ce qui concerne le corps de votre courrier, celui-ci doit être composer de la formule d’appel classique (« Madame / Monsieur) ainsi que le corps de texte de votre courrier en quelques paragraphes .
Vous devez également, après avoir argumenté votre courrier, ajoutez une formule de politesse simple comme par exemple « Dans l’attente de votre réponse ».
Vous devrez également signer votre courrier à la main afin de donner un caractère solennel au courrier recommandé.